Qualitätsmanagement wird 2010 zur verbindlichen Pflicht

Die Begriffe QM, MPG, Sterilgutverwaltung, Hygieneplan, Chargenverfolgung, Zertifizierung, etc. sorgen bei vielen Zahnärzten immer wieder für Verwirrung. Teils werden die Begriffe fälschlicherweise synonym verwendet, teils auch nur als "Problem" erlebt.

Teilweise gibt es bereits nachvollziehbare gesetzliche Grundlagen für die einzelnen Themen, an vielen Stellen herrscht aber noch große Verunsicherung.

Viele Praxen hatten sich daher entschieden, das ganze Thema zunächst mit kritischer Distanz abzuwarten, andere Praxen versuchten bereits im Vorfeld, allen möglichen Konstellationen gerecht zu werden. Ab 2010 besteht nun zumindest die Verpflichtung sich „festzulegen“. Zum Glück wird nicht alles so kompliziert, wie viele Praxen es befürchten. Wir möchten daher zunächst die Begriffe entsprechend der tatsächlichen Inhalte definieren.
 
 
Begriffsabgrenzung:
 
QM oder Qualitätsmanagement ist eine in der Industrie seit langem übliche Dokumentation von Arbeitsabläufen. Letztendlich geht es darum aufzuschreiben, wie etwas (normalerweise) gemacht werden soll – und sich dann auch danach zu richten.

Durch die genaue Beschreibung des Arbeitsprozesses wird methodisch hinterfragt, warum man etwas genau so und nicht anders macht. Selbstverständlich führt dieser Prozess dazu, sich auch Gedanken über Alternativen zu machen. Nachdem man sich über die Sinnhaftigkeit einer bestimmten Vorgehensweise klar geworden ist, wird schriftlich - und damit auch für neue Mitarbeiter nachvollziehbar - festgelegt, wie eine bestimmte Arbeit zu erledigen ist.

Was auf den ersten Blick vielleicht wie eine unsinnige Dokumentation des eigenen Tuns erscheinen mag, bringt aber wirkliche Vorteile. Man stellt fest, dass viele Arbeitsschritte bisher noch nie hinterfragt wurden und Fehler der Vergangenheit regelmäßig zeit- und kostenintensiv  wiederholt wurden - "weil man das schon immer so gemacht hat".

Die Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte ist thematisch sehr weitreichend und beinhaltet unter anderem auch die individuelle Zielsetzung der Praxis.

Daraus ergibt sich, dass ein bestimmter Arbeitsablauf in einer hoch spezialisierten Privatpraxis sich notwendigerweise vom Arbeitsablauf in einer normalen Praxis unterscheiden wird. Es geht dabei aber keinesfalls um eine qualitative Beurteilung im Sinne von "besser" oder "schlechter", sondern nur um die zielsetzungsgemäße Angemessenheit der Maßnahme.

Zusammengefasst kann man sagen: Im QM-Handbuch einer Praxis versammeln sich alle "so wollen wir es machen"-Listen.
 
 
Gesetzliche Vorgaben:
 
Die grundsätzliche Durchführung des "Qualitätsmanagements" ist für Zahnarztpraxen bereits seit mehreren Jahren gesetzlich verbindlich vorgeschrieben. Die Übergangsfrist endet 2009. Der Inhalt und die Art der Durchführung des Qualitätsmanagements ist aber nicht verbindlich festgelegt.

Individuelle Durchführung des Qualitätsmanagements. Handbuch und Zertifizierung:

Inzwischen werden von vielen Anbietern Checklisten und Grobgerüste für das praxisinterne QM-Handbuch angeboten. Hier arbeitet sich die Praxis sozusagen durch die einzelnen Themen und ergänzt standardisierte Textbausteine entsprechend der individuellen Zielsetzung. Diesen Prozess dürften die meisten Praxen inzwischen hinter sich gebracht haben.

Während bei der Vergabe von Patiententerminen sicher jede Praxis ihren individuellen Stil pflegen kann, gibt es aber auch Bereiche, bei denen gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen sind. Für die Wartung und den Betrieb der Röntgenanlage, für bestimmte Dokumentationen oder für die Hygieneerfordernisse gibt es solche Richtlinien, von denen eine Praxis nicht willkürlich abweichen darf. Der individuelle Ablaufprozess muss also die Vorgaben mit berücksichtigen – könnte die Vorgaben aber theoretisch auch übertreffen.

So ist zum Beispiel die Sterilgutverwaltung eine Vorgabe, die eindeutigen Richtlinien entsprechen muss. Bei der Definition der Prozesse der Materialverwaltung gibt es in der Regel keine Vorschriften, die berücksichtigt werden müssen.

Definiert eine Praxis in ihrem QM-Handbuch beispielsweise, dass grundsätzlich mit lauwarmem Wasser sterilisiert werden soll, ist das unsinnig und unzulässig. Definiert  das QM-Handbuch allerdings, dass die Helferin nach jeder Entnahme eines Artikels sofort den Artikel beim Lieferanten telefonisch nachbestellen muss, ist das zwar auch unsinnig - aber zulässig.

Einzelne Aspekte der Materialwirtschaft sind allerdings mit Vorgaben aus dem Medizinproduktegesetz und der Gefahrenabwehrverordnung in Einklang zu bringen. So gibt es beispielsweise die Verpflichtung, eine Chargenrückverfolgung zu gewährleisten. Die Art, wie das zu erfolgen hat, ist freigestellt.

Zusammenfassung:
 
QM umfasst also alle Prozessabläufe in einer Praxis mit dem Ziel der Prozessoptimierung durch die nachvollziehbare Standardisierung.

Das MPG und die gültigen Verordnungen wie z.B. die RKI-Richtlinen zur Sterilgutverwaltung regeln und beeinflussen einzelne Funktionsabläufe und müssen berücksichtigt werden.

Die Zertifizierung ist die Bestätigung, dass man QM "richtig" betreibt.

Der AERA Bestellkompass als Instrument des Qualitätsmanagements

Der AERA Bestellkompass ist ein Hilfsmittel zur optimalen Steuerung und Dokumentation der Materialwirtschaft. Jedes Element der Materialwirtschaft - von der Einkaufsvorbereitung bis zur möglichen Zuordnung eines speziellen Materialverbrauchs pro Patient - ist dokumentierbar.

Und es geht kinderleicht!
Jeder gelieferte Artikel erhält bei der Wareneingangskontrolle eine fortlaufende Nummer. Diese Nummer ist einmalig und somit kann die gesamte Historie eines Materials anhand dieser Nummer rekonstruiert werden.

Nehmen wir beispielsweise den Wareneingang einer Packung Tetric. Der Artikel ist bei der Wareneingangskontrolle automatisch mit einer fortlaufenden Nummer - z.B. 555 - im Warenwirtschaftssystem registriert worden. Hinter dieser Zahl verbirgt sich nun die automatisch generierte Information: Tetric XY, aus einer Lieferung des Lieferanten Z, Wareneingang x.x.20xx, Gesamtmenge der Lieferung: 3 Schachteln.

Wenn zusätzliche Chargen oder Haltbarkeitsdaten mit erfasst werden, z.B. per HIBC-Scanner oder manuell, sind auch diese Informationen der Nummer 555 zugeordnet. Bringt die Helferin diese Packung in den Behandlungsraum, wird diese Nummer gescannt und als Lagerentnahme gebucht. Der Bestand reduziert sich und eventuell erscheinen Nachbestellhinweise.

Nichts spricht aber dagegen, diese Nummer noch einer zweiten Nutzung zuzuführen. Die in die Patientenkartei übertragene Nummer (555) erlaubt den eindeutigen Rückschluss auf das bei der Behandlung verwendete Material. Ob diese Zahl im Bemerkungsfeld der Patientenkartei in der Abrechnungssoftware hinterlegt wird oder ob diese Informationen innerhalb des MPG-Moduls des AERA Bestellkompass im Klartext abgespeichert werden, ist von der Aussage her unerheblich. Allerdings erlaubt die Dokumentation innerhalb des Bestellkompass eine wesentlich übersichtlichere Auswertung der Daten. So kann auf Knopfdruck die Frage beantwortet werden: Welche Patienten kamen jemals mit der Charge 0816 in Berührung? Eine Frage, die viele Abrechnungsprogramme nicht so einfach beantworten können.

Der besondere Clou dieses Verfahrens ist jedoch, dass es ohne zusätzlichen Aufwand auch auf Sterilprodukte übertragen werden kann.

Letztendlich ist es gleichgültig, ob ein Verbrauchsmaterial vom Lieferanten bezogen oder ein Steritray vom eigenen Lieferanten „Autoklav“ geliefert wird. Eine Wareneingangsbuchung und eine Sterilgutfreigabe sind vergleichbare Vorgänge, die mit der Vergabe einer fortlaufenden Nummer abgeschlossen werden.

Im Gegensatz zu vielen - möglicherweise übertriebenen - Dokumentationsansätzen bietet der AERA Bestellkompass MPG- und Sterilgutdokumentation als kostengünstige „Zweitauswertung“ einer zuvor bereits amortisierten Investition. Und so macht Qualitätsmanagement Spaß.

Sehen Sie sich einfach in unserem kleinen Film an, wie einfach MPG und Sterilgut mit dem Bestellkompass funktionieren ...