So funktioniert das System

Grob dargestellt entspricht Ihre Materialwirtschaft einem geschlossenen Regelkreis aus Bestellvorbereitung, Bestellabwicklung, Wareneingangskontrolle und Lagerverwaltung. In vielen Praxen werden diese einzelnen Tätigkeiten getrennt betrachtet und ohne Verbindung abgearbeitet. Es ergeben sich also unnötige „Schnittstellen“

Die Konsequenz: Doppelte Arbeit und Effizienzverluste an den Schnittstellen. Daher fordert das Qualitätsmanagement hier zu Recht einen durchgängigen „Workflow“, der die Abwicklung schneller, sicherer und effizienter gestaltet.

Der AERA Bestellkompass bietet Ihnen diesen geschlossenen Kreislauf und lässt Ihnen gleichzeitig alle gewünschten Wahloptionen. Hier beispielhaft der Workflow für eine Meldebestand-gestützte Materialverwaltung:

•	Alle Artikel, die Sie über den Bestellkompass eingekauft haben, werden automatisch in einer Lagerliste erfasst.

•	Durch die Lagerentnahme reduziert sich der Bestand der einzelnen Artikel.

•	Beim Erreichen eines frei definierbaren „Meldebestandes“ schlägt die Software vor, diesen Artikel nachzubestellen.

•	Bei der Nachbestellung stellt das Programm tagesaktuelle Preis- und Lieferanteninformationen zur Verfügung.

•	Sie können nun die Bestellung bei einem oder mehreren Lieferanten platzieren.

•	Die Anfragemöglichkeit erlaubt, Wunschpreise bei den Lieferanten abzufragen.

•	Nach der Bestellung erfolgt die Lieferung. Im Zuge der automatisierten Wareneingangskontrolle wird der Warenzugang dem Lagerbestand wieder zugerechnet.

•	Die erneute Lagerentnahmebuchung setzt den Kreislauf erneut in Gang.

Die offene Struktur des Programms erlaubt es sogar, die Materialverwaltungssoftware als Sterilgutverwaltung einzusetzen.

Es geht um Ihr Geld

Die meisten Zahnarztpraxen arbeiten schon seit vielen Jahren mit einem Stammdepot zusammen. In den meisten Fällen wurden „spezielle Konditionen“ vereinbart, die dem Einkäufer den Eindruck vermitteln, dass man tatsächlich günstig einkaufen würde. Bei vielen der bekannten Anbieter besteht aber selbst bei einem „Spezialrabatt“ von 15 % noch ein durchschnittliches Einsparpotenzial von rund 10% bezogen auf den Preis der wirklich günstigen Lieferanten.

In vielen Fällen ist es unseren Kunden gelungen, den bisherigen Stammlieferanten zu weiter reichenden Preiszugeständnissen zu bewegen. In anderen Fällen konnten sich neue, günstige und schnelle Lieferanten etablieren. Das Ergebnis ist das gleiche – die Materialkosten sinken ohne qualitative Abstriche hinnehmen zu müssen.

Das AERA Lieferantenbewertungssystem unterstützt Sie bei der Auswahl neuer Lieferanten!

Es geht um Ihre Zeit

Die wenigsten Praxen haben bisher ermittelt, welcher Zeitaufwand für die Abwicklung der Bestellungen, der Wareneingangskontrolle und der Lagerpflege anfällt. In der Regel wird der Aufwand drastisch unterschätzt, da die Tätigkeiten angeblich „nebenbei“ erledigt werden.

Tatsächlich setzt eine normale Praxis aber Monat für Monat ca. 6 Stunden für die Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Materialwirtschaft ein.

Durch die Vorgaben hinsichtlich der Chargenverfolgung und der Sterilgutverwaltung werden die Administrationszeiten noch einmal deutlich ansteigen.

Durch eine Optimierung der Bestellabwicklung und der Materialwirtschaft mit dem AERA Bestellkompass können Sie den Zeitaufwand um durchschnittlich 4-5 Stunden pro Monat reduzieren und – falls gewünscht - ohne nennenswerten, zusätzlichen Zeitaufwand allen Dokumentationsanforderungen gerecht werden.

Es geht um Ihre Sicherheit

Obwohl sich die Industrie noch nicht auf gemeinsame Kennzeichnungsstandards geeinigt hat, können Sie bereits heute mit dem AERA Bestellkompass Zuordnungen

zwischen Materialchargen und Patienten realisieren.

Selbst eine patientenspezifische Sterilgutverwaltung ist möglich. So können Sie sich auch in Zukunft durch eine perfekte Dokumentation vor unberechtigten Ansprüchen Dritter schützen.